Les compétences transversales sont désormais la référence en matière d’évaluation. Atout concurrentiel en contexte de recrutement, vecteur de visibilité pour l’orientation scolaire et professionnelle, nouveau socle pour piloter la GPEC, puissante voie de développement pour le coaching, … tous les secteurs de la gestion de carrière s’y convertissent.
Poursuivons notre dossier spécial avec une compétence briguée par toutes les entreprises: le sens de l’organisation.
Puissant gage de performance et d’efficacité, cette compétence est sollicitée sur tout type de poste. Naturel pour certain, talon d’Achille pour d’autres, le sens de l’organisation peut, comme toutes les compétences transversales, se développer significativement, à condition que l’on identifie correctement les zones de progrès.
Voyons ce que signifie cette compétence, ce qui la compose et comment la développer.
Le sens de l’organisation : la compétence de la productivité
Les scientifiques s’entendent pour définir le sens de l’organisation comme le fait de : “ planifier chaque action d'un projet en le décomposant de manière à suivre une approche systématique ”.
Si on a généralement tendance à attribuer le sens de l’organisation aux postes administratifs ou de gestion, on a tout intérêt à le généraliser à l’entreprise. Dans le monde du travail actuel et futur, où la gestion en mode projet se popularise et où le travail hybride devient la norme, le sens de l’organisation est plus que jamais une compétence indispensable. En effet, une personne organisée est avant tout productive ; elle gère son planning en toute autonomie et elle réalise ses tâches avec bon sens et efficacité, dans le respect des exigences. Elle n’est pas déstabilisée par les changements puisqu’elle sait anticiper les besoins, revoir les priorités et réajuster la ligne directrice afin de poursuivre ses missions.
Les composantes du sens de l’organisation
Plusieurs éléments constituent une compétence transversale. Ils impactent la manière dont sera mobilisée la compétence, sa maîtrise et son potentiel de développement. Au nombre de cinq, ces éléments sont :
- La personnalité : il s’agit des traits de caractère naturels d’une personne. Plus la personne possède les traits impliqués dans une compétence, plus elle saura mobiliser facilement cette compétence et l’utiliser efficacement. Ceci dit, comme les traits de personnalité sont stables par nature, le développement d’une compétence à partir de la personnalité nécessite un travail plus difficile.
Concernant le sens de l’organisation, les traits impliqués dans cette compétence sont la méticulosité, la ponctualité ainsi qu’un caractère rationnel et procédurier. La personne organisée cherche à être efficace ; elle veut optimiser au mieux son temps et elle sait réfléchir aux priorités et anticiper les imprévus.
De nature consciencieuse, séquentielle et méthodique, la personne organisée fait preuve de minutie. Elle a un réel souci d’exactitude et démontre un certain sens du devoir. Elle sait déployer des méthodes de travail productives et prend soin de conclure ses missions en vérifiant si le travail réalisé est conforme aux attentes initiales et exempt d’erreur.
- L’intérêt et la motivation : ils concernent ce que la personne aime faire, ce qui la motive et la passionne. Ils sont liés au plaisir et à la satisfaction procurés par une activité. Ils impactent le développement des compétences, puisqu’une personne motivée est plus à même de fournir les efforts pour se perfectionner.
Les intérêts et les sources de motivation requis dans le sens de l’organisation sont du domaine du conventionnel. La personne manifeste une nette préférence pour les activités structurées où les tâches sont clairement définies. Elle sera motivée à l’idée de pouvoir définir et suivre avec exactitude un plan et/ou des directives, et elle saura démontrer toute son efficacité sur ces tâches de précision.
- Les aptitudes : elles font appel aux savoir-être et savoir-faire de la personne et sont de l’ordre de l’acquis. Elles regroupent les aptitudes professionnelles et les soft skills, qui, grâce à leur fort potentiel évolutif, impactent favorablement le développement des compétences.
Si le sens de l’organisation dénote une personnalité rigoureuse, cette rigueur n’implique pas la rigidité. Des aptitudes liées à l’adaptabilité sont nécessaires pour offrir une souplesse en cas de changement ou d’imprévu, afin de ne pas être désemparé mais plutôt stimulé, et ouvert à prendre en compte de nouvelles informations pour corriger le tir.
Autre élément non-négligeable : l’auto-motivation. Avoir le sens de l’organisation, c’est savoir prendre les moyens appropriés pour réaliser ses tâches dans les délais impartis, sans avoir besoin d’encouragement extérieur, et sans laisser les obstacles nuire à sa performance. La personne ayant le sens de l’organisation développé démontre en plus un bon sens éthique; elle se montre fiable et l’on peut compter sur elle pour respecter le cadre des missions et les délais impartis.
- Le cognitif : il s’apparente au savoir-réfléchir de la personne et lui permet de comprendre son environnement, d’en saisir la complexité et de fournir des réponses appropriées. Le développement des capacités cognitives est conséquent aux efforts et de la personne sur les exercices à réaliser.
Les capacités cognitives en jeu dans le sens de l’organisation impliquent la logique, l’analyse critique et la vision globale. Avoir une vue d’ensemble d’une tâche à accomplir permet à la personne d’identifier les étapes clés afin définir une séquence de travail. Elle lui permet aussi d’estimer le temps requis pour chaque étape, d’anticiper les ressources et les moyens nécessaires et déterminer la méthode la plus adaptée. Ouverte sur son environnement, la personne est capable de saisir la nature et les enjeux d’une tâche afin de pouvoir se structurer rapidement.
- L’environnement : toute compétence peut s’exercer efficacement si l’environnement où elle est sollicitée le lui permet. Un environnement peu favorable peut limiter le potentiel de déploiement d’une compétence. Plus une personne est en phase avec l’environnement où elle se trouve, plus elle se sentira bien et sera en mesure de donner le meilleur de soi.
Concernant le sens de l’organisation, l’environnement le plus propice sera celui orienté sur les processus. Les valeurs de fiabilité et d’efficacité qui se déploient dans un environnement de travail valorisant la ponctualité, le respect des normes et la clarté des rôles et missions sont propices au développement du sens de l’organisation.
Pistes de développement
Pour développer le sens de l’organisation, il peut être utile de réfléchir à sa façon habituelle de mener ses tâches, ceci, dans le but de relever les difficultés à mettre en place une structure efficace. Est-ce la difficulté à prioriser les tâches, à définir le temps requis, à respecter le cadre, à suivre les étapes, à ne pas s’éparpiller, à ne pas abandonner, à être ponctuel, à réviser pour éviter les erreurs, etc. Selon le ou les problème(s), des actions ciblées pourront être envisagées.
Il existe des formations sur l’organisation et la productivité qui permettent d’apprendre des techniques et de découvrir différentes stratégies qui, s’ils sont utilisés régulièrement, peuvent devenir des automatismes au fil du temps.
Comme dans toute compétence, si la motivation n’y est pas, il sera difficile de pousser une personne à développer son sens de l’organisation. On peut cependant lui présenter les avantages de cette compétence, en termes de productivité et d’efficacité, afin de susciter en elle un intérêt à vouloir la développer.
